En DIAEVENTOS organizamos bodas y eventos en Quinta Luciana (Pifo, Quito). Para hacerlo bien necesitamos algunos datos de los novios, de sus invitados y de los proveedores que trabajan en el evento. Aquí te explicamos, en lenguaje claro, qué datos usamos, para qué, con quién los compartimos, cómo los protegemos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador.
El responsable del tratamiento de tus datos personales es DIAEVENTOS, que opera el centro de eventos Quinta Luciana, en Pifo, Quito, Ecuador. DIACONNECT es el sistema web con el que DIAEVENTOS coordina cada evento (invitados, mesas, recepción, confirmaciones, cronograma y registro de proveedores).
Los novios deciden a quién invitan y nos entregan los datos de sus invitados únicamente para organizar su evento. DIAEVENTOS los usa solo para esa finalidad.
Al aprobar el contrato con DIAEVENTOS y aceptar trabajar con el sistema DIACONNECT, los novios:
Esto no limita los derechos de las personas ni las obligaciones de seguridad que DIAEVENTOS mantiene sobre los datos que custodia.
Abre el que corresponda a ti. Si te aplican varios (por ejemplo, eres invitado y además proveedor), consulta todos.
Para cumplir el contrato de organización del evento: planificar, coordinar con proveedores, ejecutar el montaje y atender el día de la boda.
Ustedes, con su enlace de acceso, y el equipo de DIAEVENTOS. Ustedes no ven los datos personales del personal de los proveedores (cédulas, placas, teléfonos de emergencia).
Al aprobar el contrato y aceptar trabajar con el sistema, ustedes autorizan el tratamiento de estos datos, de los de sus invitados y de los proveedores que aporten, y son responsables de contar con la autorización de esas personas (y la del representante legal en el caso de menores). Ver la sección 2. Pedimos no difundir el enlace de acceso a su panel.
Los datos del evento se conservan hasta la finalización del evento. Los datos de contrato y facturación se conservan el tiempo que exijan las leyes tributarias y contractuales.
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Nombre y apellido | Identificarte en la lista, en la mesa y en la recepción. |
| Teléfono (del invitado principal) | Enviarte la invitación y recibir tu confirmación por WhatsApp. |
| Si asistes o no, y el número de acompañantes | Organizar el aforo, el menú y las mesas. |
| Tipo (adulto o niño) y nombre de tus acompañantes | Planificar el servicio y los asientos. |
| Intolerancias o alergias alimentarias (si las indicas) | Preparar un menú seguro para ti. Ver la sección de datos de salud. |
| Mesa asignada y hora de llegada | Ubicarte y atender la recepción el día del evento. |
| Placa del vehículo (solo si usas parqueo reservado) | Control de parqueo. |
Normalmente los novios nos entregan tu nombre y teléfono para invitarte. Luego tú nos confirmas por WhatsApp. Si no quieres que tengamos tus datos, escríbenos y los eliminamos.
Cuando confirmas por WhatsApp, tu número y tu mensaje pasan por nuestro sistema de atención (Kommo) para registrar tu respuesta. El sistema solo toma el dato necesario, la clave de la boda y tu confirmación.
Hasta la finalización del evento. Después se eliminan o se anonimizan.
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Empresa, área de servicio, responsable y celular en sitio | Coordinar tu llegada y trabajo en el evento. |
| Nombre y teléfono del contacto de emergencia | Actuar ante una emergencia durante tu trabajo. |
| Nombres y cédulas (o pasaporte) de tu personal | Control de acceso y seguridad: solo ingresa quien está registrado. |
| Placa, marca y color de los vehículos | Control de ingreso y parqueadero de proveedores. |
| Fecha y horas de montaje, salida y show | Coordinar horarios y aplicar las políticas acordadas. |
| Requerimientos técnicos y alimentación del staff | Preparar energía, agua y comida. |
Solo el equipo de DIAEVENTOS, con sesión iniciada en el panel de administración, y el personal de seguridad del portón, mediante una lista de ingreso. Los novios y los invitados no ven estos datos.
Al registrar personal y contactos de emergencia, confirmas que informaste a esas personas y que puedes compartir sus datos para este fin. Puedes corregir tu registro con el enlace personal que recibes al enviarlo.
Las cédulas, placas y contactos de emergencia se conservan hasta la finalización del evento. Las listas impresas para seguridad se destruyen al terminar el evento.
Intolerancias y alergias alimentarias. Son datos relacionados con la salud y la ley les da protección reforzada. Solo los tratamos si tú decides indicarlos, con el único fin de preparar tu menú de forma segura, y solo los ven quienes preparan y sirven los alimentos y el equipo que coordina el evento. Puedes retirar este dato cuando quieras.
Niñas, niños y adolescentes. Los datos de menores se tratan solo para organizar su lugar y su menú, con autorización de su padre, madre o representante legal. Los novios, o el adulto que registra al menor, nos confirman esa autorización.
No vendemos tus datos. Los compartimos solo cuando es necesario para prestar el servicio:
Estos proveedores actúan por nuestra cuenta y solo para ese servicio. Dentro del evento, los novios y el personal de servicio acceden únicamente a lo que su función requiere.
Algunos de los servicios anteriores tienen servidores fuera de Ecuador. Cuando tus datos pasan por ellos, lo hacemos para prestarte el servicio que solicitaste y con proveedores que ofrecen medidas de seguridad. Si tienes dudas o no estás de acuerdo, escríbenos.
Aplicamos medidas técnicas y organizativas acordes al tipo de datos:
Ningún sistema es infalible. Por eso revisamos y mejoramos estas medidas de forma periódica.
Solo el tiempo necesario para la finalidad para la que los recogimos. Después los eliminamos o los anonimizamos:
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Novios: planificación del evento | Hasta la finalización del evento |
| Novios: contrato y facturación | Según las leyes tributarias y contractuales |
| Invitados: lista, confirmaciones, mesas | Hasta la finalización del evento |
| Proveedores: cédulas, placas, contactos de emergencia | Hasta la finalización del evento |
| Listas impresas para seguridad | Se destruyen al terminar el evento |
| Copias de respaldo del sistema | Se borran automáticamente a los 30 días |
| Imágenes de cámaras de seguridad | 15 días |
Cuando eliminamos tus datos del sistema, las copias de respaldo pueden conservarlos hasta 30 días más, hasta que se borran automáticamente.
La ley te reconoce estos derechos sobre tus datos personales, y puedes ejercerlos sin costo:
Cómo hacerlo: escríbenos a gerencia@diaeventos.com indicando tu nombre, el evento y lo que necesitas. Responderemos en un máximo de 15 días. Para protegerte, podemos pedirte que confirmes tu identidad.
Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales de Ecuador.
Si ocurriera una vulneración de seguridad que ponga en riesgo tus datos, tomaremos medidas para contenerla, la notificaremos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales dentro del plazo de la ley (5 días) y te avisaremos a ti dentro de los 3 días siguientes cuando exista riesgo para tus derechos.
Quinta Luciana cuenta con cámaras de videovigilancia, por ejemplo en el ingreso exterior, para la seguridad de las personas, del venue y de los bienes. Las imágenes se usan solo para seguridad, no se publican y se conservan por el plazo indicado en la sección 7.
Este aviso se basa en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (Registro Oficial Suplemento 459, del 26 de mayo de 2021), su Reglamento General (Decreto Ejecutivo 904, de noviembre de 2023) y las normas de la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Podemos actualizar este aviso. La fecha de la última actualización aparece al inicio. Si el cambio es importante, te lo avisaremos por los canales del evento.